Schwierige Situationen im Team: Wie reagiere ich bewusst?
Von automatischen Reaktionen zu bewussten Entscheidungen
Projekte sind Arbeitsumgebungen, in denen wir häufig an unsere Grenzen kommen.
Zeitdruck, Unsicherheit, unterschiedliche Prioritäten, begrenzte Ressourcen und Entscheidungen, mit denen wir nicht einverstanden sind, gehören zum Projektalltag.
Hinzu kommen zwischenmenschliche Dynamiken. Unterschiedliche Erwartungen, Bedürfnisse und Arbeitsweisen treffen aufeinander. Wir sind aufeinander angewiesen und müssen gleichzeitig unsere eigenen Aufgaben und Ziele erfüllen.
Manchmal reicht ein einziger Satz, um eine Reaktion in uns auszulösen, die wir selbst nicht erwartet hätten.
Doch was passiert eigentlich in solchen Momenten?
„Hallo, Kinder!“
Ein Product Owner kommt morgens ins Büro und begrüßt das Team mit den Worten:
„Hallo, Kinder!“
Ein Kollege ärgert sich. Er fühlt sich nicht ernst genommen und empfindet die Begrüßung als herablassend. Er sagt jedoch nichts.
Vielleicht war die Begrüßung freundlich oder humorvoll gemeint. Vielleicht ist dem Product Owner gar nicht bewusst, wie sie bei seinem Kollegen ankommt.
Der Kollege hingegen trägt seinen Ärger mit sich weiter. Möglicherweise beeinflusst dieses Gefühl auch seine nächsten Begegnungen mit dem Product Owner.
Was hat hier eigentlich stattgefunden?
Nicht nur die Worte selbst sind entscheidend, sondern auch, wie sie wahrgenommen werden und welche Reaktion sie auslösen.
„Ruhe, bitte!“
Eine Gruppenleiterin steht vor dem Whiteboard. Während sie etwas erklärt, unterhalten sich einige Teammitglieder.
Sie sagt deutlich:
„Ruhe, bitte!“
Einige hören sofort auf zu sprechen. Andere fühlen sich möglicherweise an ihre Schulzeit erinnert. Jemand ärgert sich über den Tonfall, während eine andere Person froh ist, dass endlich Ruhe einkehrt.
Dieselbe Aussage kann also ganz unterschiedliche Reaktionen hervorrufen.
Vielleicht wollte die Gruppenleiterin lediglich die Aufmerksamkeit der Gruppe gewinnen.
Doch wie wirkt ihre Kommunikation auf die anderen? Und wie beeinflussen deren Reaktionen wiederum ihr Verhalten?
Eine Entscheidung, die Widerstand auslöst
Ein disziplinarischer Vorgesetzter kommt in eine Teambesprechung und kündigt eine neue verbindliche Anweisung an.
Er erklärt kurz, was künftig gelten soll, und verlässt anschließend den Raum.
Die Teammitglieder bleiben zurück.
Einige sind verärgert. Andere stellen die Entscheidung infrage. Manche schweigen, obwohl sie Bedenken haben.
In den folgenden Tagen wird die Anweisung immer wieder diskutiert.
Was steckt hinter diesem Widerstand?
Vielleicht fühlen sich die Mitarbeitenden übergangen. Vielleicht verstehen sie den Hintergrund der Entscheidung nicht. Vielleicht befürchten sie negative Auswirkungen auf ihre Arbeit.
Der Vorgesetzte wiederum könnte davon ausgehen, dass er lediglich eine verbindliche Entscheidung klar kommuniziert hat.
Hier treffen nicht nur unterschiedliche Meinungen aufeinander, sondern auch Erwartungen an Führung, Beteiligung und Kommunikation.
Wenn Erfahrung zur Überlegenheit wird
Ein erfahrener Kollege entdeckt einen Fehler in der Arbeit eines jüngeren Kollegen.
Er reagiert verärgert:
„Das solltest du inzwischen wirklich wissen!“
Der jüngere Kollege fühlt sich angegriffen.
Vielleicht rechtfertigt er sich. Vielleicht wird er unsicher und zieht sich zurück. Oder er reagiert ebenfalls gereizt.
Was als fachliche Rückmeldung hätte beginnen können, entwickelt sich möglicherweise zu einer persönlichen Auseinandersetzung.
Dabei wäre auch eine andere Reaktion möglich gewesen.
Der erfahrene Kollege hätte beispielsweise fragen können:
„Wie bist du bei dieser Aufgabe vorgegangen? Lass uns gemeinsam anschauen, wo der Fehler entstanden ist.“
Der fachliche Inhalt bleibt derselbe. Doch die Art der Kommunikation eröffnet eine andere Gesprächsdynamik.
Was passiert unter der Oberfläche?
In allen vier Situationen sehen wir zunächst das Verhalten der Beteiligten.
Doch unter der Oberfläche wirken Erwartungen, Bedürfnisse, Gefühle und persönliche Erfahrungen.
Wir reagieren nicht ausschließlich auf das, was jemand sagt oder tut. Wir reagieren auch auf die Bedeutung, die wir dem Verhalten geben.
Unter Druck greifen wir dabei häufig auf vertraute Verhaltensmuster zurück.
Manche Menschen werden fordernder oder kontrollierender. Andere versuchen, Konflikte zu vermeiden, passen sich an, verteidigen sich oder ziehen sich zurück.
Das Verhalten einer Person löst eine Reaktion bei einer anderen aus. Diese Reaktion beeinflusst wiederum das Verhalten des Gegenübers.
So entstehen zwischenmenschliche Dynamiken, die sich wiederholen können, ohne dass wir sie bewusst wahrnehmen.
Die Transaktionsanalyse: Aus welchem Ich-Zustand reagiere ich?
Ein hilfreiches Modell, um solche Situationen zu reflektieren, ist die Transaktionsanalyse nach Eric Berne.
Sie unterscheidet drei Ich-Zustände, aus denen heraus Menschen kommunizieren und reagieren können.
Das Eltern-Ich
Wir verhalten uns beispielsweise fürsorglich, beschützend, kontrollierend oder kritisch.
Das Erwachsenen-Ich
Wir betrachten eine Situation sachlich, prüfen Informationen und suchen nach angemessenen Handlungsmöglichkeiten.
Das Kind-Ich
Wir reagieren beispielsweise spontan, emotional, angepasst oder rebellisch.
Diese Ich-Zustände sind keine festen Persönlichkeitstypen. Jeder Mensch kann zwischen ihnen wechseln.
Betrachten wir noch einmal die Situation mit dem erfahrenen Kollegen.
Seine kritische Bemerkung könnte als Kommunikation aus einem kritischen Eltern-Ich verstanden werden.
Der jüngere Kollege könnte darauf aus einem angepassten Kind-Ich reagieren, indem er schweigt und sich zurückzieht. Oder aus einem rebellischen Kind-Ich, indem er sich wütend verteidigt.
Es wäre aber auch möglich, aus dem Erwachsenen-Ich zu antworten:
„Ich möchte verstehen, was falsch gelaufen ist. Können wir uns die Aufgabe gemeinsam ansehen?“
Die Situation verändert sich möglicherweise, obwohl der andere sein Verhalten zunächst nicht geändert hat.
Wichtig ist dabei: Wir können aus einem einzelnen Satz nicht sicher erkennen, aus welchem Ich-Zustand ein Mensch handelt. Die Transaktionsanalyse bietet uns eine Perspektive, um die Kommunikation und unsere Reaktionen darauf zu reflektieren.
Warum ist es so schwierig, anders zu reagieren?
Im Nachhinein fällt uns oft ein, was wir hätten sagen oder tun können.
In der Situation selbst gelingt uns das nicht immer.
Wenn wir uns angegriffen, übergangen oder nicht respektiert fühlen, reagieren wir möglicherweise automatisch.
Wir verteidigen uns, schweigen, werden wütend oder ziehen uns zurück.
Diese Reaktionen sind nicht grundsätzlich falsch. Sie können uns etwas darüber zeigen, welche Bedürfnisse oder Werte gerade berührt werden.
Entscheidend ist, ob wir sie wahrnehmen und verstehen können.
Denn erst dann entsteht die Möglichkeit, bewusst anders zu handeln.
Von der automatischen Reaktion zur bewussten Entscheidung
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und denken Sie an eine schwierige Situation aus Ihrem Arbeitsalltag.
Vielleicht an eine Bemerkung, die Sie geärgert hat. An eine Entscheidung, mit der Sie nicht einverstanden waren. Oder an ein Gespräch, nach dem Sie sich nicht gut gefühlt haben.
Fragen Sie sich:
- Was genau ist passiert?
- Was hat das Verhalten der anderen Person in mir ausgelöst?
- Welche Gedanken und Gefühle hatte ich in diesem Moment?
- Welches Bedürfnis oder welcher Wert war für mich wichtig?
- Wie habe ich reagiert?
- Wie könnte mein Verhalten auf die andere Person gewirkt haben?
- Welche andere Reaktion wäre möglich gewesen?
Es geht nicht darum, immer ruhig zu bleiben oder Konflikte zu vermeiden.
Es geht darum, die eigenen Reaktionsmuster besser zu verstehen und dadurch mehr Handlungsmöglichkeiten zu gewinnen.
Was bedeutet das für die Zusammenarbeit im Team?
Im Projektmanagement beschäftigen wir uns häufig mit Planung, Verantwortlichkeiten, Prozessen und Entscheidungen.
Gleichzeitig findet immer auch ein zwischenmenschlicher Prozess statt.
Wie wir miteinander sprechen, wie wir Kritik äußern, wie wir auf Entscheidungen reagieren und wie wir mit unterschiedlichen Bedürfnissen umgehen, beeinflusst die Zusammenarbeit.
Wenn wir beginnen, unsere eigenen Reaktionen und die Dynamik zwischen uns bewusster wahrzunehmen, können wir schwierige Situationen anders gestalten.
Nicht jede Meinungsverschiedenheit muss zu einem persönlichen Konflikt werden.
Nicht jede Kritik muss eine Verteidigung auslösen.
Und nicht jede Entscheidung, mit der wir nicht einverstanden sind, muss zu dauerhaftem Widerstand führen.
Wir können nicht jede schwierige Situation verändern. Aber wir können lernen, bewusster zu entscheiden, wie wir darauf reagieren.
Manchmal beginnt eine Veränderung in der Zusammenarbeit genau dort.
Dieser Beitrag basiert auf meinen fachlichen Erfahrungen und wurde mit KI-Unterstützung redaktionell ausgearbeitet.